Viele Unternehmen laden ihre Mitarbeitenden zur Weihnachtsfeier ein, um sich für die geleistete Arbeit zu bedanken. Wenn dabei bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden, bleibt diese Zuwendung steuer- und sozialversicherungsfrei. In diesem Artikel erfahren Sie die wichtigsten Regeln, damit Ihr Unternehmen die steuerfreien 110 Euro pro Mitarbeitendem optimal nutzen kann.
Steuerfreier Freibetrag bis 110 Euro pro Mitarbeiter
Seit 2015 gilt für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern ein steuerfreier Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter. Dieser Betrag beinhaltet die Umsatzsteuer und gilt pro Veranstaltung, maximal jedoch für zwei Feiern im Jahr. Wichtig ist, dass es sich um einen Freibetrag handelt: Übersteigen die Gesamtkosten pro Person den Betrag, muss nur der darüber hinausgehende Teil versteuert werden. Der Arbeitgeber hat die Wahl, den steuerpflichtigen Anteil pauschal mit 25 % zu versteuern, anstatt diesen individuell zu berechnen.
Was zählt zu den steuerfreien Zuwendungen?
Alle Ausgaben des Unternehmens, die im Zusammenhang mit der Weihnachtsfeier stehen, gelten als Zuwendungen. Dazu gehören nicht nur Verpflegung und Unterhaltung, sondern auch die Kosten für den äußeren Rahmen, wie etwa:
- Raummiete
- Eventmanager
- Musikalische Begleitung oder DJs
- Fahrten (z. B. Busshuttle)
- Eintrittskarten
Diese Gesamtkosten werden gleichmäßig auf alle tatsächlich anwesenden Teilnehmer der Feier aufgeteilt. Der Freibetrag von 110 Euro schließt ebenfalls Geschenke ein, die während der Weihnachtsfeier überreicht werden. Solange der Wert eines Geschenks je Mitarbeiter 60 Euro nicht übersteigt, zählt dieser ebenfalls zur Bemessungsgrundlage des Freibetrags.
Berechnung des Freibetrags bei Begleitpersonen
Nimmt ein Mitarbeiter eine Begleitperson zur Feier mit, wird der Kostenanteil der Begleitperson dem Mitarbeiter zugerechnet. Es gilt also kein zusätzlicher Freibetrag für Begleitpersonen. Arbeitgeber sollten zudem durch entsprechende Aufzeichnungen belegen, wie viele Personen (inkl. Begleitpersonen) tatsächlich an der Feier teilgenommen haben, um eine genaue Aufteilung der Kosten zu gewährleisten.
Voraussetzungen für den Freibetrag: Teilnahme für alle Mitarbeitenden
Eine wichtige Voraussetzung, damit der steuerfreie Freibetrag von 110 Euro gilt, ist, dass die Feier allen Mitarbeitenden des Unternehmens oder zumindest allen eines bestimmten Betriebsteils offensteht. Dies bedeutet, dass die Teilnahme nicht auf eine bestimmte Gruppe, wie etwa nur Führungskräfte, beschränkt sein sollte. Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom März 2024 hat jedoch klargestellt, dass für die Lohnsteuer-Pauschalierung eine Betriebsveranstaltung auch dann möglich ist, wenn nur Führungskräfte teilnehmen dürfen. Allerdings bleibt es bei der Voraussetzung, dass die Feier allen Mitarbeitenden offenstehen muss, damit der Freibetrag steuerfrei bleibt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).
Sozialversicherungsfreiheit bei Pauschalversteuerung
Die Entscheidung, ob eine Weihnachtsfeier sozialversicherungsfrei bleibt, hängt auch von der rechtzeitigen Pauschalversteuerung ab. Laut einem Urteil des Bundessozialgerichts (BSG) vom April 2024 bleibt der pauschalversteuerte geldwerte Vorteil nur dann sozialversicherungsfrei, wenn die Versteuerung fristgerecht innerhalb des Jahres der Veranstaltung erfolgt. Andernfalls wird der Vorteil sozialversicherungspflichtig.
Umsatzsteuerliche Besonderheiten bei der Weihnachtsfeier
Für die Umsatzsteuer gilt weiterhin eine Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter. Das bedeutet, dass der Vorsteuerabzug für die gesamten Kosten der Feier entfällt, wenn die Ausgaben je Teilnehmer diesen Betrag überschreiten. Damit ist der Betrag von 110 Euro umsatzsteuerlich also anders zu betrachten als lohnsteuerlich, da die Freigrenze komplett entfällt, sobald die Kosten pro Teilnehmer diese Grenze überschreiten.
Zusammenfassung: So planen Sie steuerfreie Weihnachtsfeiern
- Freibetrag: 110 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei pro Mitarbeiter und Veranstaltung
- Zuwendungen: Beinhaltet alle Kosten für Verpflegung, Rahmenprogramm und Geschenke
- Begleitpersonen: Kostenanteil wird dem Mitarbeitenden zugerechnet
- Voraussetzungen: Feier muss allen Mitarbeitenden offenstehen
- Frist für Sozialversicherungsfreiheit: Pauschalversteuerung muss innerhalb des Jahres erfolgen
- Umsatzsteuer: 110 Euro gelten als Freigrenze; bei Überschreitung entfällt der Vorsteuerabzug
Eine sorgfältige Planung und Dokumentation der Kosten sowie der teilnehmenden Personen ist für die steuerliche Anerkennung entscheidend. So bleibt die Weihnachtsfeier eine steuerfreie und zugleich festliche Wertschätzung für Ihre Mitarbeitenden.