Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht. Unternehmer, Gewerbetreibende, Freiberufler und andere Selbstständige sind verpflichtet, Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Es gibt bisher zwei Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre und 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
- Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Unterlagen:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
- Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
- Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen: empfangene Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Aktuell regelt das „Vierte Bürokratieentlastungsgesetz“, das der Bundestag am 26.9.2024 beschlossen hat, dass die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 Jahre auf 8 Jahre verkürzt wird. Dies gilt im Handelsrecht und im Steuerrecht, auch bei der umsatzsteuerlichen Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen. Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse usw. bleibt unverändert bei 10 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, geändert durch das „4. Bürokratieentlastungsgesetz“). Der Bundesrat hat dem Gesetz am 18.10.2024 zugestimmt.
- Die neue Aufbewahrungsfrist gilt erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren am Tag vor Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist (§ 19a Abs. 2 Einführungsgesetz zur AO).
- Für Unternehmen aus der Finanzwirtschaft (Kreditinstitute, Versicherungsgesellschaften, Wertpapierinstitute) gilt eine Sonderregelung: Damit die laufenden Cum-Ex- sowie Cum-Cum-Ermittlungsverfahren wegen Vernichtung von Buchungsunterlagen nicht vorzeitig ins Leere laufen, gilt die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist erst mit einer Verzögerung von einem Jahr. Die Einschränkung dient dem Zweck, laufende Ermittlungsverfahren durch die als bloße Entbürokratisierungsmaßnahme intendierte Verkürzung der Aufbewahrungsfristen nicht zu beeinträchtigen oder zu erschweren (§ 19a Abs. 3 EGAO; § 27 Abs. 40 UStG).
Die Bundesregierung meint, dass die Verfolgung von Steuerhinterziehung durch die verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nicht erschwert werde, da diese Frist gemäß § 147 Abs. 3 AO nicht ablaufe, solange die Belege steuerlich relevant blieben. Darin heißt es: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.“