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Kleinunternehmerregelung: Änderungen ab 2025

Unternehmer, die gewisse Umsatzgrößen nicht überschreiten, können die so genannte Kleinunternehmerregelung nutzen. Sie bietet einige Vorteile, geht allerdings mit dem Verlust des Vorsteuerabzugs für selbst angeschaffte Waren und in Anspruch genommene Dienstleistungen einher. Nun gibt es zahlreiche Neuregelungen für Kleinunternehmer.

Erhöhung der Schwellenwerte für Kleinunternehmerregelung

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer dem Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln. Sofern seine Umsätze steuerpflichtig sind, muss er die entsprechende Umsatzsteuer an den Fiskus abführen. Wenn die Umsätze jedoch eine bestimmte Höhe nicht überschreiten, können sich Unternehmer von den Unannehmlichkeiten der Umsatzsteuer befreien, das heißt, sie können von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen (gemäß § 19 Abs. 1 UStG). Nach derzeitiger Rechtslage können Unternehmer die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer wählen, wenn ihr Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer

  • im Vorjahr nicht höher als 22.000 Euro war und
  • im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro sein wird.

Aktuell werden ab 2025 die Schwellenwerte deutlich angehoben: Die Kleinunternehmerregelung kann gewählt werden, wenn der Jahresumsatz

  • im Vorjahr nicht höher als 25.000 Euro war und
  • im laufenden Jahr nicht höher ist als 100.000 Euro.

Gegenüber der bisherigen Regelung ist der Gesamtumsatz ohne Hinzurechnung der Umsatzsteuer maßgebend. Während also die bisherigen Grenzen Bruttosummen waren, sind die neuen Grenzen Nettosummen (§ 19 Abs. 1 UStG, geändert durch das „Jahressteuergesetz 2024“; der Bundesrat hat dem Gesetz am 22.11.2024 zugestimmt).

  • Das heißt für den Veranlagungszeitraum 2025: Unternehmer, die in 2024 die Umsatzgrenze von 25.000 Euro nicht reißen und deren Umsätze 2025 den Betrag von 100.000 Euro nicht übersteigen, können mit der Bürokratieentlastung starten. Das bedeutet, die neue Umsatzgrenze von 25.000 Euro gilt bereits rückwirkend für das Jahr 2024.
  • Die Umsatzgrenze von 100.000 Euro hat keine eigene Bedeutung, wenn der Vorjahresumsatz bereits die Grenze von 25.000 Euro überstiegen hat. Bedeutung hat die Umsatzgrenze nur für den Fall, dass die Umsätze des vorangegangenen Jahres 25.000 Euro nicht überschritten haben, aber im laufenden Jahr 100.000 Euro übersteigen (BFH-Beschluss vom 18.10.2007, BStBl 2008 II S. 263).

Keine Umsatzsteuererklärung mehr für Kleinunternehmer

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer dem Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln. Auch Kleinunternehmer (gemäß § 19 Abs. 1 UStG) müssen grundsätzlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben.

Aktuell werden Kleinunternehmer auch von der Übermittlung der Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr befreit. Die Erklärungspflicht besteht jedoch weiter, falls der Kleinunternehmer vom Finanzamt zur Abgabe aufgefordert wird (§ 18 Abs. 3 und § 19 Abs.1 Satz 4 UStG, geändert durch das „Wachstumschancengesetz“ vom 27.3.2024). Die Neuregelung gilt bereits ab dem Besteuerungszeitraum 2024 (§ 27 Abs. 39 UStG).

Die grundsätzliche Befreiung von den umsatzsteuerlichen Erklärungspflichten gilt nur solange, wie die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung kommt. Die Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind von dem Unternehmer eigenständig zu überwachen. Ob der Unternehmer die Betragsgrenzen nach § 19 Abs. 1 UStG überschritten hat und damit nicht mehr zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung berechtigt ist, wird anhand der Angaben in anderen Steuererklärungen – insbesondere der Einnahmen-Überschussrechnung – kontrolliert.

Qualifikation der Kleinunternehmerregelung

Nach der bisherigen Rechtslage wird bei Anwendung der Kleinunternehmerreglung die Umsatzsteuer für Umsätze bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG „nicht erhoben“. Nach der neuen Regelung ab 2025 sind die Umsätze eines Kleinunternehmers „von der Umsatzsteuer befreit“.

Wenn die Umsatzobergrenze überschritten wird

Nach der bisherigen Regelung war bezüglich der Umsatzobergrenze (50.000 Euro) für das laufende Kalenderjahr lediglich eine Prognose des Unternehmers aufgrund einer sachgerechten Schätzung zu Beginn des Kalenderjahres erforderlich. Auch wenn der tatsächliche Umsatz dann 50.000 Euro im Laufe des Kalenderjahres entgegen der Prognose überstiegen hat, konnte die Kleinunternehmerregelung bis zum Ende des Kalenderjahres angewandt werden. Ein unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung ist nicht vorgesehen.

Aktuell ist ab 2025 die neue (inländische) Umsatzobergrenze für das laufende Kalenderjahr von 100.000 Euro als ein Grenzbetrag zu verstehen, bis zu dessen Überschreitung die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für dieses Kalenderjahr zulässig ist, aber ab Überschreiten kommt eine weitere Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Betracht. Sobald im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschritten werden, ist man kein Kleinunternehmer mehr und muss Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und abführen (vorausgesetzt natürlich, die Umsätze sind nicht nach anderen Vorschriften steuerfrei). Die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung bewirkten Umsätze sind indes steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG, geändert durch das „Jahressteuergesetz 2024“).

Erforderlich ist also eine fortlaufende Überwachung des Gesamtumsatzes, um das Überschreiten der Umsatzobergrenze sofort feststellen zu können.

Wenn Umsatze nicht während des ganzen Jahres erzielt werden

Wird die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit im Laufe des Kalenderjahres aufgenommen oder beendet, muss bisher der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umgerechnet werden. Angefangene Kalendermonate sind bei der Umrechnung als volle Kalendermonate zu behandeln (§ 19 Abs. 3 Satz 3 UStG). Die Umrechnung ist auch dann vorzunehmen, wenn die Tätigkeit von vornherein auf eine bestimmte Dauer begrenzt war (BFH-Urteil vom 27.10.1993, BStBl 1994 II S. 274).

Aktuell entfällt ab 2025 eine Umrechnung in einen Jahresgesamtumsatz, wenn der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur für einen Teil des Kalenderjahres ausübt. Der Gesamtumsatz darf im laufenden Kalenderjahr den Betrag von 25.000 Euro nicht überschreiten. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung. Die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung bewirkten Umsätze sind steuerfrei. Die bisherige Umrechnung in einen Jahresgesamtumsatz entfällt (§ 19 Abs. 2 UStG, geändert durch das „Jahressteuergesetz 2024“).

Kleinunternehmerregelung auch für Unternehmer im EU-Ausland

Bislang können nur Unternehmer mit Sitz in Deutschland die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG für Umsätze in Deutschland in Anspruch nehmen. Wer also beispielsweise in Italien wohnt und in Deutschland eine Ferienwohnung vermietet, kann die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen (BFH-Urteil vom 12.12.2019, V R 3/19).

AKTUELL können ab 2025 auch Unternehmer, die im EU-Ausland ansässig sind, die Kleinunternehmerregelung in Deutschland anwenden (§ 19 Abs. 4 UStG). Sie dürfen die Kleinunternehmerregelung anwenden, wenn

  • der Umsatz im Gemeinschaftsgebiet im Vorjahr und im laufenden Jahr den Grenzwert von 100.000 Euro nicht überschreitet,
  • die inländischen Umsätze unter den Schwellenwerten gemäß § 19 Abs. 1 UStG liegen (25.000 Euro, 100.000 Euro) und
  • dem Unternehmer für die Steuerbefreiung durch den EU-Mitgliedstaat der Ansässigkeit die insoweit gültige Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erteilt oder bestätigt wurde (§ 19 Abs. 4 UStG, eingeführt durch das „Jahressteuergesetz 2024“).

Einerseits dürfen also auch Kleinunternehmer aus anderen EU-Ländern die Regelung in Deutschland nutzen, andererseits dürfen deutsche Kleinunternehmer nun in anderen EU-Ländern die dortige Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, solange ihr Umsatz im Gemeinschaftsgebiet 100.000 Euro pro Jahr nicht überschreitet. Sie müssen ihrerseits aber zudem die nationalen Schwellenwerte des jeweiligen anderen EU-Landes für die dort bewirkten Umsätze beachten.

Damit in Deutschland ansässige Unternehmer die Steuerbefreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat in Anspruch nehmen können, wird ein besonderes Meldeverfahren eingeführt. Zuständig für die Durchführung des Meldeverfahrens und die Zusammenarbeit mit den anderen Mitgliedstaaten ist das Bundeszentralamt für Steuern.

  • Beendigung: Wenn der Unternehmer die Steuerbefreiung in einem oder mehreren anderen EU-Mitgliedstaaten nicht mehr anwenden will, unterrichtet er das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf elektronischem Weg mittels amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Die Beendigung der Anwendung der Steuerbefreiung wird am ersten Tag des nächsten Kalendervierteljahres nach Eingang der Informationen des Unternehmers oder, wenn diese Information im letzten Monat eines Kalendervierteljahres eingeht, am ersten Tag des zweiten Monats des nächsten Kalendervierteljahres wirksam (§ 19a Abs. 2 UStG, geändert durch das „Jahressteuergesetz 2024“).
  • Umsatzmeldung: Der am besonderen Meldeverfahren teilnehmende Unternehmer hat für jedes Kalendervierteljahr eine Umsatzmeldung abzugeben. Diese hat der Unternehmer innerhalb eines Monats nach Ablauf eines jeden Kalendervierteljahres auf elektronischem Weg mittels amtlich vorgeschriebenem Datensatz an das BZSt zu übermitteln. In der Umsatzmeldung sind die im Kalendervierteljahr im Gemeinschaftsgebiet bewirkten Umsätze anzugeben. Anhand der Umsatzmeldung prüft das BZSt die Einhaltung und das Überschreiten der Umsatzgrenze für den Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet (§ 19a Abs. 3 UStG).
  • Überschreiten der Umsatzobergrenze: Überschreitet im laufenden Kalenderjahr der Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet die Grenze von 100.000 Euro, so findet die Steuerbefreiung ab diesem Zeitpunkt keine Anwendung mehr. Dies hat der Unternehmer dem BZSt binnen 15 Werktagen auf elektronischem Weg mittels amtlich vorgeschriebenem Datensatz anzuzeigen. Mit Überschreitung des Jahresumsatzes im Gemeinschaftsgebiet endet die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren. In der Folge darf der Unternehmer die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer nicht mehr verwenden. Davon unberührt bleibt die Anwendung der Kleinunternehmerregelung in Deutschland (§ 19a Abs. 4 UStG).

Verzichtserklärung und Widerruf

Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um ein Wahlrecht. Sie haben also auch die Möglichkeit, zur Umsatzsteuer zu optieren und dann die Vorteile des Vorsteuerabzugs zu nutzen. Diese Option, das heißt der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung, gilt vom Beginn des Kalenderjahres an und ist dann für fünf Jahre bindend (§ 19 Abs. 2 UStG).

  • Sowohl der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung als auch dessen Widerruf können gegenüber dem Finanzamt durch schlüssiges Verhalten erklärt werden. Dafür ist keine besondere Form vorgeschrieben. Als Verzicht gilt bereits die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung mit Berechnung der Umsatzsteuer nach allgemeinen Regeln (BFH-Urteil vom 24.7.2013, XI R 31/12).
  • Bis Ende 2023 konnte der Verzicht so lange erklärt werden, wie die erstmalige Umsatzsteuerfestsetzung für das betreffende Jahr noch nicht formell bestandskräftig ist. In den meisten Fällen tritt die formelle Bestandskraft einen Monat nach Eingang der Umsatzsteuer-Jahreserklärung beim Finanzamt ein. Schickt das Finanzamt einen Umsatzsteuerbescheid, ist dieser grundsätzlich einen Monat nach Bekanntgabe bestandskräftig.
  • Seit 2024 gibt es für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung eine starre Frist von zwei Jahren. Der Unternehmer kann den Verzicht bis zum Ablauf des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt erklären. Der Verzicht gilt für mindestens fünf Kalenderjahre. Die Verzichtserklärung kann nur mit Wirkung von Beginn des folgenden Kalenderjahres an widerrufen werden (§ 19 Abs. 2 UStG, geändert durch das „Wachstumschancengesetz“ vom 27.3.2024).

Aktuell besteht ab 2025 für die Verzichtserklärung nochmals zwei Monate länger Zeit: Der Unternehmer kann den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt erklären. Der Verzicht bindet den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre. Die Fünfjahresfrist ist vom Beginn des ersten Kalenderjahres an zu berechnen, für das die Erklärung gilt. Für die Zeit nach Ablauf der Fünfjahresfrist kann der Unternehmer mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres an den Verzicht widerrufen (§ 19 Abs. 3 UStG, geändert durch das „Jahressteuergesetz 2024“; der Bundesrat hat dem Gesetz am 22.11.2024 zugestimmt).

  • § 19 Abs. 3 UStG regelt den Verzicht auf die Anwendung der Steuerbefreiung für inländische Kleinunternehmer.
  • § 19 Abs. 5 UStG regelt den Verzicht auf die Anwendung der inländischen Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in der EU.
  • Die Verzichtserklärung bindet den Unternehmer dabei jeweils mindestens für fünf Kalenderjahre. Die Fünfjahresfrist ist vom Beginn des ersten Kalenderjahres an zu berechnen, für das die Erklärung gilt. Für die Zeit nach Ablauf der Fünfjahresfrist kann der Unternehmer mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres an den Verzicht widerrufen. Dabei kann der Widerruf nach Ablauf der fünf Kalenderjahre zu Beginn jedes folgenden Kalenderjahres erfolgen und es beginnt keine erneute fünfjährige Bindungswirkung.

Vereinfachte Rechnungen

Bei Selbstständigen, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen, unterscheiden sich die Rechnungen nur unwesentlich von denen umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer. Grundsätzlich muss eine Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Ferner sind Unternehmer und somit auch Kleinunternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). Der einzige Unterschied: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer und auch keinen Umsatzsteuersatz ausweisen. Vielmehr sollte der Hinweis enthalten sein: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Aktuell wird es ab dem 1.1.2025 Kleinunternehmern, die die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen, gestattet, vereinfachte Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV, eingefügt durch das „Jahressteuergesetz 2024“).

  • Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, eine Rechnung in Form einer „elektronischen Rechnung“ auszustellen. Stattdessen können sie ihre Rechnungen auch als sonstige Rechnung (auf Papier oder in einem elektronischen Format, das nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt) ausstellen. Sie müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, bei einer Leistung an eine Privatperson im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 1 Satz 5 in Verbindung mit § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG) eine Rechnung auszustellen. Daher ist die vorgesehene Regelung für einen verpflichtenden Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten in einer Rechnung für diese Fälle ein unnötiger Bürokratismus.
  • ABER: Die Rechnung eines Kleinunternehmers muss künftig den Hinweis enthalten, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gilt.