Der Beginn des Jahres bietet eine ideale Gelegenheit, die Satzung Ihrer GmbH sowie den Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers zu überprüfen. Anpassungen sind häufig notwendig, um steuerliche Risiken zu vermeiden. Hier erfahren Sie, welche Punkte besonders beachtet werden sollten.
1. Vereinbarungen rechtzeitig und korrekt treffen
- Keine rückwirkenden Änderungen:
Verträge und Änderungen müssen stets im Vorhinein vereinbart werden. Rückdatierte Vereinbarungen sind unzulässig und können leicht entlarvt werden – etwa durch digitale Belege und revisionssichere Speicherung. Rückdatierungen führen zu verdeckten Gewinnausschüttungen (vGA).
2. Überprüfung der Vergütungsbestandteile
Folgende Aspekte sollten regelmäßig geprüft werden:
- Festgehalt: Ist das Gehalt noch angemessen und marktüblich?
- Tantiemen:
- Gewinnabhängige Tantiemen sind steuerlich anerkannt.
- Umsatzabhängige Tantiemen hingegen nur in Ausnahmefällen.
- Der erfolgsabhängige Anteil sollte maximal 25 % der Gesamtvergütung ausmachen.
- Zusatzleistungen:
- Urlaubs- und Weihnachtsgeldansprüche anpassen.
- Dienstwagenregelungen auf Aktualität prüfen (z. B. Fahrzeugkategorie).
- Pensionszusagen: Überprüfen Sie, ob der Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge noch angemessen ist.
3. Angemessenheit der Gesamtvergütung
Die Vergütung des Geschäftsführers muss insgesamt angemessen sein, um steuerliche Risiken zu vermeiden:
- Orientierungshilfen:
- Branchenübliche Vergütungen oder Vergleichsstudien heranziehen.
- Ein verbleibender Gewinn der GmbH von mindestens 50 % nach Abzug der Geschäftsführergehälter wird oft gefordert.
- Bei Freiberufler-GmbHs kann auch ein geringerer Gewinnanteil akzeptiert werden.
- Gewinnabsaugung vermeiden: Stellen Sie sicher, dass die Gesellschaft nicht durch hohe Gehälter ausblutet.
4. Verrechnungskonten ordnungsgemäß führen
Verrechnungskonten zwischen GmbH und Gesellschafter sind ein praktisches Mittel, bergen jedoch Risiken:
- Angemessene Verzinsung:
- Nicht oder unzureichend verzinste Verrechnungskonten führen zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.
- Der Zinssatz sollte innerhalb der Spanne von banküblichen Habenzinsen bis banküblichen Sollzinsen liegen (BFH-Urteil vom 22.2.2023, I R 27/20).
- Klare Rückzahlungsvereinbarungen:
- Rückzahlungen dürfen nicht beliebig hinausgezögert werden.
- Regelmäßige Überprüfung der Konten und gegebenenfalls Anpassung der Verträge.
Fazit: Jahresbeginn optimal nutzen
Der Jahresanfang ist der ideale Zeitpunkt, um steuerliche und rechtliche Risiken zu minimieren:
- Überprüfen Sie Satzung, Anstellungsverträge und Verrechnungskonten gründlich.
- Passen Sie Gehaltsbestandteile und Vereinbarungen rechtzeitig an.
- Vermeiden Sie Rückdatierungen und unklare Regelungen.
Eine regelmäßige Prüfung sichert die steuerliche Anerkennung und schützt vor unnötigen Nachzahlungen.