Will man Bewirtungskosten steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen, muss man die Aufwendungen natürlich per Beleg nachweisen. Bei Rechnungen über 250 Euro muss der Beleg auch den Namen des Bewirtenden enthalten. Neben der Rechnung sind Angaben zur Bewirtung, das heißt insbesondere zum Anlass und zu den Teilnehmern, zu machen. Dies geschieht üblicherweise auf der Rückseite der Rechnung, die insoweit bereits als Bewirtungsbeleg ausgestaltet ist oder es ist ein zusätzlicher Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) zu erstellen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
Nach Vorgabe der Finanzverwaltung muss die Rechnung einer Gaststätte grundsätzlich den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Eigenbelege genügen nicht (BMF-Schreiben vom 30.6.2021, BStBl 2021 I S. 908).
Rechnungen in anderer Form, vornehmlich handschriftlich erstellte Rechnungen, erfüllen die erforderlichen Nachweisbedingungen nicht. Und das bedeutet: Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind komplett vom Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten ausgeschlossen.
Aktuell hat das Finanzgericht Berlin-Brandenburg gegen den Fiskus entschieden, dass auch handschriftliche Rechnungen formell als Bewirtungsrechnungen ausreichend sind; die Rechnung des Gastwirts braucht nicht maschinengedruckt zu sein. Folglich sind auch solche Bewirtungskosten zu 70 Prozent absetzbar. Für die vom Finanzamt angenommene Anforderung nach maschineller Rechnung findet sich keine Rechtsgrundlage (FG Berlin-Brandenburg vom 8.11.2021, 16 K 11381/18).
Aus dem Gesetzeswortlaut von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 (i.V.m. § 9 Abs. 5) EStG ergebe sich diese Anforderung nicht. Es sei dort nur von der „Rechnung über die Bewirtung“ die Rede. Zwar müsse die Rechnung die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen. Aus § 14 UStG ergebe sich jedoch nicht, dass handgeschriebene Rechnungen nicht anzuerkennen wären, denn im Umsatzsteuerrecht sind handgeschriebene Rechnungen möglich. Auch der BFH habe in seiner Rechtsprechung die Notwendigkeit einer maschinellen Rechnung nie erwähnt, und auch die Gesetzeshistorie spreche dagegen.
Auch wenn das Urteil erfreulich ist, sollten Sie dennoch auf einem maschinell erstellten Beleg bestehen, wenn der Gastronom eine elektronische Registrierkasse einsetzt. Diese Kassen unterliegen nämlich besonderen Aufzeichnungs- und Sicherungspflichten, um Manipulationen zu vermeiden. Unabhängig davon sollten Sie berücksichtigen, dass Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden müssen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Prüfen Sie, dass Sie auch tatsächlich den Endbeleg erhalten haben und nicht etwa eine „Zwischenrechnung“, einen „Kellnerbeleg“ oder Ähnliches. Nur der endgültige Beleg wird vom Finanzamt anerkannt.