Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte stehen beim Fahrtenbuch vor einem Dilemma: Sie müssen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen – dürfen aber sensible Daten nicht preisgeben. Doch in welchen Fällen sind Schwärzungen erlaubt? Und wie weit dürfen sie gehen?
Wer einen Firmenwagen nutzt, muss private Fahrten versteuern – meist pauschal über die Ein-Prozent-Regelung. Eine präzisere und oft steuerlich günstigere Alternative ist das Fahrtenbuch. Doch gerade Berufsgeheimnisträger fragen sich häufig: Dürfen im Fahrtenbuch bestimmte Angaben anonymisiert werden – etwa Namen von Mandanten oder Patienten?
Fahrtenbuch muss ordnungsgemäß sein
Grundsätzlich gilt: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form geführt werden. Es soll nachträgliche Änderungen ausschließen oder zumindest erkennbar machen. Pflichtangaben sind:
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Datum
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Reiseziel
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Reisezweck
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Name des Geschäftspartners oder Kunden
Diese Anforderungen gelten auch für Berufsgeheimnisträger. Doch hier stößt man schnell an die Grenzen der Offenlegungspflicht – insbesondere durch berufsrechtliche Verschwiegenheitsregeln wie § 203 StGB oder § 43a Abs. 2 BRAO.
Finanzverwaltung: Schwärzungen nur mit zusätzlichem Verzeichnis
Nach Auffassung der Oberfinanzdirektion Frankfurt a.M. (Verfügung vom 19.01.2011) reicht es bei Berufsgeheimnisträgern aus, im Fahrtenbuch pauschal „Patientenbesuch“ oder „Mandantenbesuch“ als Reisezweck anzugeben – sofern die konkreten Namen in einem separaten Verzeichnis dokumentiert werden. Wichtig: Die Verbindung zwischen Fahrtenbuch und Verzeichnis muss einfach, plausibel und ohne großen Aufwand herstellbar sein.
Elektronische Fahrtenbücher sind unter denselben Voraussetzungen ebenfalls zulässig. Werden die Angaben nicht korrekt ergänzt, wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt verworfen – mit der Folge, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs pauschal besteuert wird.
Rechtsprechung: Differenzierte Sichtweise
Während die Finanzverwaltung recht strikte Vorgaben macht, zeigen sich die Gerichte differenzierter. So urteilte das Finanzgericht München bereits 2009, dass bei nachvollziehbarer beruflicher Veranlassung und überprüfbarem Umfang der Privatfahrten eine vollständige Namensnennung nicht zwingend erforderlich ist (Urteil vom 03.12.2009, 14 K 527/09).
Aktueller ist ein Urteil des Finanzgerichts Hamburg vom 13.11.2024 (Az. 3 K 111/21), das die Rechte von Rechtsanwälten stärkt. Es stellt klar: Schwärzungen im Fahrtenbuch sind zulässig, soweit sie dem Schutz der Mandatsidentität dienen. Doch es gelten klare Grenzen:
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Schwärzungen müssen nachvollziehbar und begrenzt sein.
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Ortsangaben dürfen nicht geschwärzt werden.
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Behördenbesuche oder Gerichtstermine sind offenzulegen, sofern kein konkreter Mandatsbezug besteht.
Das Gericht betonte außerdem, dass der Betroffene substantiiert darlegen muss, warum Schwärzungen im konkreten Umfang notwendig waren. Pauschale Schwärzungen ganzer Spalten oder unzureichende Erläuterungen führen zur Verwerfung des Fahrtenbuchs.
BFH-Revision: Klärung in Sicht?
Da der betroffene Anwalt vor dem Finanzgericht Hamburg unterlag, ist mittlerweile Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt (Az. VIII R 35/24). Es bleibt abzuwarten, ob der BFH künftig klarere Leitlinien zur Fahrtenbuchführung bei Berufsgeheimnisträgern aufstellt.
Fazit
Berufsgeheimnisträger dürfen aus Gründen der Verschwiegenheitspflicht bestimmte Angaben im Fahrtenbuch anonymisieren – aber nur in einem vertretbaren Umfang. Eine vollständige Schwärzung ohne ergänzende Angaben oder plausibles Verzeichnis ist unzulässig. Die Dokumentation muss dennoch eine Überprüfung der Fahrten ermöglichen. Wer hier zu weit geht, riskiert die steuerlich nachteilige Anwendung der Ein-Prozent-Regelung.