Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands für Unternehmen wurden jedoch Übergangsregelungen bis 2028 geschaffen. Trotz dieser Fristen müssen inländische Unternehmer bereits jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Um Unternehmen hierbei zu unterstützen, bietet die Finanzverwaltung ein Visualisierungs-Tool für E-Rechnungen an. Damit können elektronische Rechnungen im XML-Format in ein lesbares Format umgewandelt werden.
Visualisierungs-Tool für E-Rechnungen
Unter www.elster.de/eportal/e-rechnung stellt die Finanzverwaltung ein kostenloses Online-Tool zur Verfügung. Damit können Unternehmen:
- Eine E-Rechnung im XML-Format (bis zu 10 MB) hochladen
- Die Rechnung anschließend in einer lesbaren Ansicht darstellen lassen
Das Tool erleichtert insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen den Umgang mit der neuen Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Das bedeutet, dass auch folgende Unternehmer ab 2025 die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Archivierung elektronischer Rechnungen schaffen müssen:
- Kleinunternehmer
- Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z. B. Vermieter)
- Vereine
Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen
E-Rechnungen unterliegen strengen Aufbewahrungsvorschriften. Dabei gilt:
- Das Ursprungsformat der E-Rechnung (XML) muss unverändert archiviert werden.
- Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss gewährleistet sein.
- Zusätzliche Dokumente mit steuerlich relevanten Informationen (z. B. Buchungsvermerke) müssen ebenfalls unverändert aufbewahrt werden.
- Auch wenn eine E-Rechnung zusätzlich als PDF übermittelt wird, muss das Ursprungsformat gespeichert bleiben.
- Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nun acht Jahre.
Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre Buchhaltungssysteme die neuen Anforderungen erfüllen.