Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem, insbesondere digitale Registrierkassen, verwendet, muss dem Finanzamt künftig bestimmte Informationen verpflichtend übermitteln.
Zu den meldepflichtigen Angaben gehören:
- die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE),
- die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- die Seriennummer des Geräts,
- das Datum der Anschaffung sowie
- das Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend).
Diese Vorgaben basieren auf § 146a der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die Pflicht zur Meldung ist nicht neu, wurde jedoch bislang ausgesetzt, da es bisher keine Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung gab.
Aktueller Stand: Ab dem 1. Januar 2025 wird die technische Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle bereitgestellt (laut BMF-Schreiben vom 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009).
Folgende Fristen gelten:
- Bis zum 31. Juli 2025 müssen alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssysteme (gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV) gemeldet werden.
- Für alle ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafften oder außer Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme gilt eine Meldepflicht innerhalb eines Monats nach der Anschaffung bzw. Stilllegung.
- Es ist zu beachten, dass bei der Stilllegung eines Kassensystems die vorherige Meldung der Anschaffung erforderlich ist.
- Auch gemietete oder geleaste Aufzeichnungssysteme fallen unter die Meldepflicht und gelten als gleichgestellt mit gekauften Geräten.
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr verwendet werden, sind nur dann meldepflichtig, wenn ihre Anschaffung bereits zu einem früheren Zeitpunkt gemeldet wurde.
Zusätzlich wurde der Anwendungsbereich der Kassensicherungsverordnung auf EU-Taxameter und Wegstreckenzähler erweitert. Auch hier gilt die Mitteilungspflicht:
- Bis zum 31. Juli 2025 sind alle vor dem 1. Juli 2025 angeschafften oder mit einer TSE ausgestatteten EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zu melden.
- Ab dem 1. Juli 2025 müssen neu angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Die Übermittlung der Informationen wird elektronisch über „Mein ELSTER“ sowie die ERiC-Schnittstelle erfolgen. Es wird empfohlen, diese Fristen genau zu beachten, um mögliche Bußgelder oder andere Sanktionen zu vermeiden.