Wer einen Dienst- oder Firmenwagen nutzt, muss grundsätzlich einen Privatanteil versteuern. Dieser wird entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt. Die Führung eines – ordnungsgemäßen – Fahrtenbuchs ist allerdings aufwendig und es gibt einige Fallstricke.
AKtuell hat das Finanzgericht Düsseldorf entschieden, dass auch ein elektronisches Fahrtenbuch zeitnah zu führen ist und dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder aber zumindest ohne Weiteres erkennbar sein müssen (FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)).
Der Fall: Herr V führte für seine Firmenwagen jeweils elektronische Fahrtenbücher mit der Software „Fahrtenbuch Express“. In der damaligen Konformitätserklärung des Herstellers hieß es, dass diese Software bei ordnungsgemäßer Anwendung die an ein elektronisches Fahrtenbuch zu stellenden gesetzlichen Anforderungen erfülle. Allerdings erlaubte es das Programm, dass Fahrten bis zum monatlichen Abschluss geändert oder gelöscht werden konnten. Erst nach dem Abschluss waren nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen. Immerhin wurden die Änderungen, die bis zum Abschluss vorgenommen wurden, in einer internen Datei protokolliert.
Herr V notierte die durchgeführten Fahrten zunächst auf einem Zettel. Erst jeweils nach den Tankvorgängen, die mitunter einige Wochen auseinanderlagen, gab Herr V die Daten dann neben des Kostenbelegs in das elektronische Fahrtenbuch ein. Am Monatsende wurde das Fahrtenbuch abgeschlossen, ausgedruckt und archiviert. Die Werte (Gesamt-/Privatkilometer, Kosten etc.) wurden dann in eine Excel-Tabelle eingegeben, um den Kilometer-Wert zu ermitteln. Das Finanzamt kam zu dem Schluss, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß sei, da die Eintragungen nicht zeitnah erfolgt seien, sondern eine Aktualisierung nur im drei- bis sechswöchigen Rhythmus erfolgt sei. Das Fahrtenbuch sei deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil sei unter Anwendung der Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln. Die hiergegen gerichtete Klage wurde abgewiesen.
Begründung: Ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Veränderungen von eingegebenen Daten programmtechnisch ausgeschlossen sind oder Änderungen dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss aber bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sein. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen; ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Die im Streitfall geführten elektronischen Fahrtenbücher erfüllen diese Voraussetzungen nicht.
Denn es wurde zur Erstellung der Fahrtenbücher ein Programm verwendet, das nachträgliche Änderungen zulässt, ohne diese Änderungen im Fahrtenbuch selbst offenzulegen. Wie sich aus der Konformitätsbescheinigung des Herstellers ergibt, können eingetragene Fahrten bis zur Festschreibung des jeweiligen Monats beliebig geändert oder gelöscht werden. Vorgenommene Veränderungen sind dabei nicht unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ersichtlich, sondern werden lediglich in Protokolldateien festgehalten. Folglich kann die Ordnungsgemäßheit des Fahrtenbuchs nur unter Heranziehung der Änderungsprotokolle überprüft werden. Zwar sind diese Protokolldateien – die Richtigkeit des Inhalts der Konformitätsbescheinigung unterstellt – ihrerseits nicht änderbar oder löschbar. Solche reinen Protokolldateien sind jedoch schon dem Grunde nach nicht geeignet, die von der Rechtsprechung geforderte geschlossene Form des Fahrtenbuchs herzustellen.
Die Fahrtenbücher wurden auch nicht zeitnah geführt. Eine zeitnahe Führung liegt vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt. Herr V hat aber eingeräumt, dass die Eintragungen in das elektronische Fahrtenbuch gebündelt – erst nach jedem Tankvorgang – vorgenommen worden seien und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten worden seien. Die gebündelte Eintragung der Fahrten mehrerer Tage bzw. sogar Wochen wird nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen gerecht.
Kommentar: Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen aber technisch ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden. Das aktuelle Urteil zeigt, dass die Dokumentation aber ohne Weiteres ersichtlich sein muss und sich nicht in „irgendwelchen“ Protokolldateien verstecken darf. Das Verbot nachträglicher Änderungen bzw. das Gebot der Dokumentation betrifft auch bereits Daten, die bis zu einem „Abschluss“ oder einer „Festschreibung“ eingegeben worden sind.
Kommentar: Es gibt auch elektronische Fahrtenbücher, in denen die Fahrten automatisch erfasst werden, indem per GPS jeweils die aktuelle Position und die Bewegungsdaten aufgezeichnet werden. Allerdings müssen fehlende Angaben – insbesondere der Fahrtanlass – auch hier zeitnah nachgetragen werden. Zur zeitnahen Aufzeichnung hat sich das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 4.4.2018 (BStBl 2018 I S. 592, Tz. 3.2) wie folgt geäußert: „Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.“